Locatie: Hof de Brulle
Vandaag rijd ik weer richting Hof de Brulle: een monumentale, bourgondische vierkantshoeve in het Zuid-Limburgse Wijlre, vlak bij Gulpen, een vakantiewoning en groepsaccommodatie voor zowel de leisure- als zakelijke markt. Het voelt iedere keer alsof ik op vakantie ga, terwijl het voor mij een gewone werkdag is.
Ik werk hier niet dagelijks op locatie, maar ongeveer één keer per maand. De overige werkzaamheden manage regel ik op afstand. Hoewel het runnen van een groepsaccommodatie als deze een uitgebreid takenpakket met zich meebrengt, zijn de werkzaamheden goed op afstand te managen.
. En dat is ook nodig, want het runnen van een groepsaccommodatie als deze brengt een uitgebreid takenpakket met zich mee.
Ik verzorg alle aanvragen, offertes en reserveringen voor zowel de leisure- als de zakelijke markt. Van meerdaagse vergaderingen tot midweken en weken voor coaching, ontwikkelprogramma’s, kookworkshops, retreats en yoga. Veel maatwerk dus. Daarnaast regel ik de catering, maak ik de planningen voor de betrokken partijen en zorg ik voor facturatie, betalingen, mail- en telefoonverkeer, website, social media en alle bijbehorende documentatie.
De kracht van automatiseren
Bij veel groepsaccommodaties werken eigenaren met losse programma’s, spreadsheets en documenten om alles bij te houden. Dat wilde ik voor Hof de Brulle anders en vooral efficiënter inrichten.
Met één centraal reserveringssysteem is per boeking alles overzichtelijk geregeld. Dat geeft rust, maar vooral ook tijd. Kun je dus verdienen aan een reserveringssysteem? Mijn antwoord is volmondig: ja.
Natuurlijk zijn er opstartkosten en is een systeem niet gratis. Maar daar staat tegenover dat je daarna veel meer controle hebt, omdat alles gecentraliseerd en geautomatiseerd is. Niet alleen voor jou als ondernemer, maar ook voor je gasten. Zij zien direct welke bedragen betaald zijn en wat eventueel nog openstaat. Duidelijkheid voor beide partijen.
Online boeken via de website
Automatisering stopt niet bij de backoffice. Ook op de website levert het enorme voordelen op. Waar we eerst werkten met contactformulieren voor zakelijke en leisure-aanvragen en handmatig offertes opstelden, is het reserveringssysteem nu volledig geïntegreerd op de website voor zowel Zakelijk als voor Leisure.
Gasten kunnen zelf de beschikbaarheid bekijken, direct de kosten berekenen en extra’s bijboeken. Dat scheelt veel handmatig werk en offerteverkeer.
Vaak hoor ik de zorg: “Maar ik wil wel de controle houden.” Die blijft. In de backoffice zie je alle aanvragen binnenkomen en bepaal je zelf of je deze accepteert.
Werk je daarnaast met externe boekingsplatformen? Geen probleem. Via een iCal-koppeling synchroniseer je die agenda’s met je reserveringssysteem. Zo voorkom je dubbele boekingen en blijft jouw eigen agenda leidend.
Implementatie: meer dan alleen techniek
Een reserveringssysteem implementeren is meer dan alleen het technisch instellen ervan. Ook interne processen veranderen – en juist dat maakt het zo waardevol.
Vooraf brengen we samen in kaart welke structuren aangepast worden en hoe je alles wilt presenteren. Denk aan automatische e-mails, vaste teksten, links en bijlagen. Bij Hof de Brulle werken we bijvoorbeeld met een digitale gastenmap die automatisch wordt meegestuurd, en een aankomstvoucher die gasten twee dagen voor aankomst ontvangen met onder andere route-informatie.
Ook tarieven per periode, eventuele pakketten en de indeling van één of meerdere locaties met verschillende accommodaties nemen we hierin mee. Alles overzichtelijk op één plek.
Installeren, begeleiden en loslaten
Heb je nog geen reserveringssysteem, maar voel je wel dat je toe bent aan meer structuur en rust, terwijl je opziet tegen het hele traject? Dan begeleid ik je stap voor stap.
We lopen samen alle processen binnen jouw accommodatie door en zorgen dat de voorbereidingen al grotendeels klaar zijn voordat het systeem ingericht wordt. Dat maakt de implementatie overzichtelijk en efficiënt.
Dankzij mijn jarenlange ervaring met het runnen van verschillende groepsaccommodaties ken ik de processen zowel achter de schermen – zoals beheer en schoonmaak – als aan de voorkant, waaronder gastcontact, digitale communicatie en website.
Na livegang kijk ik nog een korte periode mee en leer ik jou (en eventueel je team) werken met het systeem. Het doel is uiteindelijk dat je mij niet meer nodig hebt en er zelf prettig en zelfstandig mee werkt.
Wil je weten wat een reserveringssysteem voor jouw accommodatie kan betekenen, of sparren over de mogelijkheden? Dan denk ik graag met je mee.
